Un procedimiento armonizado, pero con ejecución distinta en cada país
En ValiTax preparamos de forma habitual el soporte documental y pericial que respalda procedimientos ante la AEAT, y el mismo rigor es aplicable a la devolución del IVA soportado en otros países de la Unión Europea. La Directiva 2008/9/CE armonizó el procedimiento, pero la armonización no elimina las diferencias prácticas entre países: cada Administración tributaria conserva margen para exigir documentación adicional, fijar sus propios criterios de admisión de gastos o aplicar plazos de resolución distintos dentro del marco general. Entender el procedimiento de Devolución de IVA nacional y extranjero paso a paso, y las particularidades que pueden surgir en cada fase, es la mejor forma de evitar que una solicitud legítima termine rechazada o retrasada por un defecto de forma.
Paso 1: identificar el IVA recuperable y el Estado miembro de devolución
El primer paso es revisar, dentro de la contabilidad de la empresa, qué facturas corresponden a gastos soportados en otros países de la UE y determinar en cuál de ellos se soportó el IVA que se quiere recuperar —el «Estado miembro de devolución»—. Esto exige distinguir correctamente entre operaciones donde el IVA se repercutió correctamente por el proveedor extranjero (susceptibles de devolución) y aquellas donde debería haberse aplicado la regla de inversión del sujeto pasivo y, por tanto, no procede reclamar un IVA que nunca debió facturarse de ese modo.
Paso 2: comprobar el importe mínimo y el periodo de solicitud
La normativa comunitaria fija importes mínimos distintos según se solicite la devolución correspondiente a un periodo inferior al año natural (habitualmente trimestral) o a todo el ejercicio. Presentar una solicitud por debajo del umbral mínimo supone, directamente, su rechazo automático, por lo que conviene planificar el periodo de solicitud en función del volumen de IVA acumulado, agrupando trimestres si es necesario para alcanzar el importe exigido.
Paso 3: preparar la documentación según los requisitos del país de destino
Cada Estado miembro de devolución puede exigir que determinadas facturas de importe elevado se acompañen de una copia digitalizada del original, y aplica sus propios criterios sobre qué conceptos de gasto considera deducibles a efectos de esta devolución (por ejemplo, algunos países excluyen parcial o totalmente los gastos de restauración o de alquiler de vehículos). Es en esta fase donde se concentran la mayoría de los rechazos: una solicitud técnicamente correcta en cuanto a plazos y formato puede ser rechazada si incluye partidas que el país de destino no admite, o si las facturas no incorporan los datos exigidos por su normativa interna.
Un despacho de fiscalidad internacional con experiencia en este procedimiento conoce de antemano qué conceptos suelen generar problemas en cada país, lo que permite depurar la solicitud antes de presentarla y reducir el riesgo de que la Administración extranjera abra un requerimiento de información adicional.
Paso 4: presentación del Modelo 360 ante la AEAT
Una vez preparada la documentación, la empresa española presenta el Modelo 360 por vía electrónica ante la AEAT, que realiza una primera comprobación formal (por ejemplo, que la empresa no esté dada de alta como sujeto pasivo de IVA en el Estado miembro de devolución, lo que invalidaría la vía de la Directiva 2008/9/CE a favor del procedimiento ordinario de ese país) antes de remitir la solicitud al Estado miembro correspondiente. Esta fase intermedia en España suele resolverse en un plazo breve si la solicitud está correctamente formalizada.
Paso 5: resolución por parte del Estado miembro de devolución
Recibida la solicitud, el Estado miembro de devolución dispone de un plazo general de cuatro meses para resolver. Si solicita información adicional, el plazo se amplía hasta dos meses más desde la recepción de esa información; si la solicitud de información adicional se dirige a un tercero (por ejemplo, el proveedor extranjero que emitió la factura), el plazo puede extenderse todavía más. Una vez resuelta favorablemente, el reembolso debe abonarse dentro de los diez días hábiles siguientes a la expiración del plazo de resolución, y los retrasos en el pago generan derecho a intereses de demora a favor del solicitante.
Qué hacer si la solicitud es rechazada total o parcialmente
Un rechazo, total o parcial, de la solicitud puede recurrirse ante la propia Administración tributaria del Estado miembro de devolución, siguiendo sus propios plazos y procedimientos de recurso administrativo, que no coinciden necesariamente con los plazos españoles. Por eso, cuando se gestiona un volumen relevante de solicitudes en distintos países, resulta especialmente útil contar con asesoramiento que conozca no solo el procedimiento de presentación, sino también las vías de recurso disponibles en cada jurisdicción, para no dejar perder un rechazo que podría revertirse con la documentación adecuada.
Diferencias prácticas según el Estado miembro de devolución
Aunque el procedimiento esté armonizado por la Directiva 2008/9/CE, la experiencia práctica muestra diferencias notables entre países: algunos Estados miembros resuelven con rapidez y rara vez solicitan documentación adicional, mientras que otros son sistemáticamente más exigentes con el formato de las facturas o con la justificación de determinados gastos. Conocer de antemano estas diferencias, país por país, permite anticipar qué solicitudes de Devolución de IVA nacional y extranjero requerirán una preparación más cuidadosa y cuáles tienen más probabilidades de resolverse sin incidencias, lo que ayuda a priorizar el trabajo interno y a fijar expectativas realistas sobre los plazos de cobro.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos principales del procedimiento de devolución del IVA extranjero?
Identificar el IVA recuperable y el Estado miembro de devolución, comprobar el importe mínimo, preparar la documentación según los requisitos de ese país, presentar el Modelo 360 ante la AEAT, y esperar la resolución del Estado miembro de devolución.
¿Qué plazo tiene el Estado miembro de devolución para resolver?
Con carácter general, cuatro meses desde la recepción de la solicitud, ampliable si se solicita información adicional al contribuyente o a terceros.
¿Qué ocurre si la solicitud se rechaza?
Puede recurrirse ante la Administración tributaria del Estado miembro de devolución, siguiendo sus propios plazos y procedimientos, que conviene conocer de antemano para no perder la vía de recurso.
¿Por qué se producen tantos rechazos parciales?
Principalmente porque cada país aplica sus propios criterios sobre qué conceptos de gasto son deducibles a efectos de esta devolución, y una solicitud que no tiene en cuenta esas particularidades puede ver rechazadas partidas concretas aunque el resto se apruebe.