Un administrador tiene acceso a lo más sensible de la empresa: estrategia, clientes, precios, cuentas, litigios, operaciones en curso. Por eso la ley le impone un deber específico de confidencialidad, integrado en el deber de lealtad: guardar secreto sobre toda información reservada a la que acceda por razón de su cargo, incluso cuando ya haya cesado. Su infracción puede causar daños gravísimos a la sociedad y generar responsabilidad civil, e incluso penal, para quien revela o utiliza esa información.
Respuesta directa: el administrador debe guardar secreto sobre las informaciones, datos, informes o antecedentes a los que haya tenido acceso en el desempeño de su cargo, incluso después de cesar en él, salvo en los casos en que la ley permita o requiera su comunicación o divulgación. El deber subsiste tras la salida y su incumplimiento genera responsabilidad.
Dónde se encuentra el deber de confidencialidad
La Ley de Sociedades de Capital incluye el deber de secreto entre las obligaciones básicas que derivan del deber de lealtad. Esto tiene dos consecuencias prácticas. La primera es que el régimen es imperativo: no puede eliminarse por pacto, aunque sí concretarse mediante acuerdos de confidencialidad. La segunda es que su infracción permite ejercitar las acciones propias de la infracción del deber de lealtad, incluida la de reclamar el enriquecimiento injusto y la de remover los efectos de los actos realizados. Ver el artículo general sobre el deber de lealtad de los administradores.
Qué información está protegida
La ley emplea una fórmula amplia: «informaciones, datos, informes o antecedentes» a los que el administrador haya tenido acceso en el desempeño del cargo. En la práctica, incluye entre otros:
- Datos financieros no públicos, previsiones, presupuestos y planes estratégicos.
- Información sobre clientes, proveedores, precios, tarifas y condiciones comerciales.
- Know-how, procesos técnicos, desarrollos y propiedad intelectual no publicada.
- Operaciones corporativas en preparación: adquisiciones, ventas, reestructuraciones o entrada de inversores.
- Informaciones sobre litigios, inspecciones o contingencias fiscales, laborales y regulatorias.
- Deliberaciones del consejo y votos individuales de los consejeros.
- Datos personales de empleados, clientes y terceros, sujetos además a la normativa de protección de datos.
La condición esencial es que la información sea reservada: no es secreto lo que es público o de conocimiento general en el sector. Aun así, conviene presumir la confidencialidad de lo que no se ha publicado oficialmente.
Un deber que sobrevive al cargo
Uno de los rasgos más importantes del deber de secreto es que no termina con el cese. El exadministrador sigue obligado a no revelar ni utilizar para sí o para terceros la información obtenida durante su mandato. Esto cobra especial relevancia cuando el administrador pasa a trabajar para un competidor, crea una empresa propia o negocia con inversores. Utilizar listados de clientes, precios o estrategias conocidas como administrador puede considerarse una infracción grave, y en ciertos casos, un acto de competencia desleal o incluso un delito de descubrimiento y revelación de secretos de empresa.
Excepciones: cuando la ley permite o exige comunicar
El deber de secreto no impide cumplir obligaciones legales. El administrador puede, y a veces debe, comunicar información en los siguientes supuestos:
- Cuando una norma lo exija: requerimientos de la Agencia Tributaria, de la Seguridad Social, de organismos supervisores (CNMV, Banco de España, DGSFP), de los tribunales o de las fuerzas de seguridad.
- Cuando deba informar a los socios en el ejercicio del derecho de información que les reconoce la ley, con los límites legales.
- En la comunicación al auditor de cuentas y a los órganos de control interno de la sociedad.
- Cuando se trate de denunciar irregularidades a través de canales de información establecidos por la ley, con la protección que esta otorga a los informantes.
- Cuando exista autorización expresa de la sociedad, por ejemplo, para compartirla en una operación de due diligence con un tercero bajo acuerdo de confidencialidad.
El derecho de información de los socios
Los socios tienen derecho a obtener información sobre la marcha de la sociedad, y el administrador debe facilitarla en los términos legales. Pero en las sociedades anónimas y en las limitadas existen límites cuando la información solicitada sea innecesaria para la tutela de los derechos del socio o su publicidad perjudique el interés social. Aquí el administrador debe equilibrar el deber de transparencia con el deber de secreto, y es un buen ejemplo de por qué conviene dejar constancia escrita de cada decisión de entregar o denegar información.
Confidencialidad en la práctica del consejo de administración
En un consejo de administración, los consejeros comparten información sensible y deliberaciones que no deben salir del órgano. Algunos riesgos habituales son:
- Un consejero designado por un accionista que traslada información estratégica a su «padrino» para beneficio de este. Esta práctica es delicada: el consejero debe actuar con independencia y en interés de la sociedad, no del accionista que lo propuso, aunque se admiten canales regulados de información dentro de un grupo.
- El uso de correos personales o aplicaciones no seguras para compartir documentación del consejo.
- La filtración a la prensa o a terceros de información sobre operaciones corporativas.
Para las cotizadas, el deber se refuerza con la normativa sobre abuso de mercado y las obligaciones de información privilegiada. Más información en el artículo sobre los consejeros de sociedades cotizadas.
Consecuencias de infringir el deber de secreto
- Responsabilidad civil: indemnización de los daños causados a la sociedad y devolución del enriquecimiento obtenido.
- Cese y acciones de cesación de los actos que persistan.
- Responsabilidad por competencia desleal y, en su caso, por vulneración de secretos empresariales.
- Responsabilidad penal por delitos de descubrimiento y revelación de secretos de empresa o, en las cotizadas, por uso de información privilegiada. Ver responsabilidad penal de los administradores.
- Sanciones administrativas y de protección de datos si la información incluye datos personales.
Cómo proteger la información sensible: buenas prácticas
- Firmar acuerdos de confidencialidad con administradores y directivos que perduren tras el cese.
- Clasificar la información según su nivel de sensibilidad y limitar el acceso en función de la necesidad.
- Establecer canales seguros para la documentación del consejo (portales cifrados).
- Formar a administradores y directivos en materia de secreto, protección de datos y abuso de mercado.
- Controlar el acceso de terceros asesores y exigirles confidencialidad.
Cómo cuida ValiTax la confidencialidad de tu información
Un informe pericial se elabora con información altamente sensible de la empresa: cuentas, contratos, estrategias, estructuras societarias. En ValiTax tratamos esa documentación con el máximo rigor profesional, bajo compromisos de confidencialidad y secreto profesional, y limitamos su uso al encargo recibido. Además, cuando el informe sirve para acreditar la razonabilidad de una operación frente a terceros (inversores, bancos, la Agencia Tributaria o un tribunal), lo estructuramos para que el contenido que se comparte sea el estrictamente necesario. Conoce más en nuestro servicio de segunda opinión experta.
En materia de protección de datos y cumplimiento, el grupo cuenta además con TorreonLegal para soluciones de compliance, y en asesoramiento societario con LRB Tax & Legal. Si quieres más información, contacta con ValiTax.
Medidas prácticas para proteger la información
El deber de secreto no se cumple solo con la buena voluntad del administrador: exige un conjunto de medidas organizativas que demuestren que la información sensible se gestiona con criterio.
- Clasificar la información: distinguir entre datos públicos, internos y estrictamente confidenciales (planes estratégicos, operaciones corporativas, datos de clientes, cifras previas a su comunicación).
- Limitar los accesos: las salas de datos y los repositorios compartidos deben registrar quién accede y cuándo.
- Acuerdos de confidencialidad: en procesos de venta, financiación o auditoría con terceros, formalizar NDA antes de compartir información relevante.
- Protocolo para la salida de administradores: devolución de documentación y recordatorio por escrito de que el deber de secreto subsiste tras el cese.
- Canales seguros: evitar el uso de correos personales o aplicaciones no corporativas para asuntos del órgano.
Cuándo la comunicación está justificada
El secreto no es absoluto. La información puede comunicarse cuando la ley lo exige o lo permite: requerimientos de autoridades, deberes de información a socios en los términos legales, o comunicaciones a asesores sujetos a su propio deber de reserva. Lo importante es que la revelación sea necesaria, proporcionada y quede documentada, de modo que pueda justificarse si más adelante se cuestiona.
Preguntas frecuentes
El deber subsiste tras el cese del cargo mientras la información siga siendo reservada. La ley no fija un plazo máximo, por lo que conviene reforzarlo con pactos de confidencialidad.
Solo dentro de los cauces permitidos por la ley y la política de la sociedad. El consejero debe actuar en interés de la sociedad, no del accionista que lo designó.
El deber de secreto no ampara incumplir requerimientos legales. Debe atenderse el requerimiento, dejando constancia del envío y limitándolo a lo solicitado.
Este artículo tiene carácter divulgativo y no sustituye el asesoramiento profesional sobre un caso concreto.